不好意思，臨時有事

之前朋友去面試，到場後已有四位面試官，面試尾聲後，才知道有位主管「臨時有會」不克出席，需要安排二次面試。朋友困惑是，面試都是預先敲定，會議通常也都會預先安排，怎會臨時有會？另一位朋友則是到場後，面試官表明代替人資來面試，接著現場錄音，照本宣科提問，最後說會將紀錄轉交人資評估。朋友覺得自己根本是浪費時間。雖然兩位後續都有錄取，但都不去了。

用臨時有會作為面試官不克出席理由，會有三點受到非難：

1. 安排人員沒有注意到面試官時間？
2. 面試官不在意本次面試？
3. 可能還會再多一次面試！

不管哪個理由，對於公司都是傷害。第一點凸顯內部制度不完善，以及溝通扞格情形，才導致安排面試官不克出席時段。第二點看起來是人員問題，則是凸顯公司對於面試流程不在意、對新進人員不在意，導致面試官對於面試沒有表現出相應尊重以及準備。第三點因為是代理人，通常會再安排後續面試，增加面試者負擔。

你在和安排人員或人事單位協調面試時間，務必要：

1. 善用工具確認可面試時段。
2. 當日遵守承諾出席面試。
3. 當日真的有突發狀況，尋找繼任面試官。

善用工具確認可面試時段

行事曆空白時段都可以嗎？還是有要預留呢？是不是有例行性會議？或是要外出和客戶洽談？首先是保留可面試時段，即使不確定也要先預留，避免安排到不可行時段。

可以和人資單位共用行事曆。敲定時段後，直接在行事曆上保留時段，雙向確認。接著和面試者敲定時段後，也可以馬上知悉，減少溝通來回成本。

以及當你要變更時段時，請立即通知人資單位，變更可面試時段。即使已經和面試者敲定時間，但因為日期還沒到來，還可以協調其他時段。但也請不要變更太多次，會讓面試者覺得公司對面試沒有誠意，減少面試及到職意願。

當日遵守承諾出席面試

除非真的遇到狀況，否則當日請務必排除萬難出席面試。這同時是遵守自己的承諾。你可在面試當週，和人資單位或其他面試官，確認面試行程。前一晚再確認面時間，避免遲到或忘記。

面試當日，有需要你協助情況時，你可以：

1. 確認事件急迫性，是否需要現在、立刻、馬上處理？
2. 確認是否有其他人可以協助處理？
3. 是否可將處理方式紀要或口述委由其他人處理？

如果面試前發生狀況，就是確認事件急迫性以及是否有替代方案。如果沒有急迫性，先詢問是否可在面試結束後處理；如果不行，先判斷是否有同仁可以協助處理，或者可以部分處置，交由他人接手。如果事件性質是需要操作工具或者有既定流程，可以口述或簡單紀要操作步驟，委由他人代為處理。

不是代替出席，而是更換面試官

最終情況，就是非你不可，請立刻通知人資單位更換面試官。「更換」意思是，這場面試官就不是你，是由其他人擔任面試官，這場面試官職能也由其他人接手，例如討論、評價以及後續流程等。並且其他面試官介紹時，也不用再介紹你的存在。

和面試者說明是代理面試官，會有一些問題：

1. 面試者對於本次面試信任度下降。代理面試官表示真正面試官另有他人，並且面試者表現，不是面試官親見親聞，對於評估有效度會打個問號。
2. 面試者會預期增加後續面試，影響後續意願。每次面試對於雙方都是負擔，但對於面試者壓力更重，需要再安排時間、費用、精神準備，對身心靈都有影響。並且面試官臨時有事，大多數是公司方出狀況，會讓面試者認為是公司管理不善或紀律不佳導致，對於到職意願會再斟酌。

一種情況則是需要多加說明，就是當日有多階段面試時，如果中途更換面試官或面試官不再出席，避免讓面試者有面試提前結束觀感，此時一定要多加說明面試官未出席或更換理由，避免影響面試者表現以及影響公司形象。例如本次面試有三階段，如果三階段都是不同人，通常是可預期的；但如果三階段，前二階段都是 AB 出席，第三階段次 BC 出席，這時候建議要說明 A 面試官不出席緣由，避免讓面試者認為是第二階段表示不佳，影響接續表現。

每個人時間都很寶貴

時間對每個人都是無比珍貴。對於面試者與面試官，面試時間一定是精心安排，尊重彼此時間，讓面試順利完成，是最基本法則。當然你一定會需要應對突發狀況，盡可能一開始善用工具協調溝通，以及適時尋求他人協助，相信問題可以圓滿解決。

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